Wniosek o wpisanie oficjalnego zaproszenia do ewidencji składa zapraszający w Polsce. Potrzebne są nie tylko dane gościa: trzeba wykazać uprawnienie zapraszającego, możliwość pokrycia kosztów i zapewnienia zakwaterowania. Poniżej opisujemy przygotowanie pakietu, złożenie wniosku i odbiór dokumentu. Różnice między zaproszeniem a dokumentami podróży wyjaśniamy w przewodniku o zaproszeniu na krótki przyjazd do Polski.
1. Ustal, kto będzie zapraszającym
To osoba albo organizacja przyjmująca zobowiązania wynikające z zaproszenia. Cudzoziemiec może występować w tej roli na podstawie zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE albo co najmniej pięciu lat legalnego i nieprzerwanego pobytu bezpośrednio przed wystawieniem zaproszenia. Sama karta pobytu czasowego nie potwierdza spełnienia ostatniego warunku: należy sprawdzić odpowiedni okres pobytu i wyjazdy.
Wniosek mogą składać również między innymi obywatel polski mieszkający w Polsce oraz osoba prawna lub jednostka organizacyjna mająca siedzibę w Polsce. Dla obywateli UE, EOG, Szwajcarii i innych kategorii przewidzianych ustawą sprawdza się odrębne warunki zamieszkania i prawa pobytu. Osoba przekazująca dokumenty nie musi być zapraszającym: pełnomocnik to inna rola. Niewykonanie zobowiązań zapraszającego może prowadzić do dochodzenia zwrotu kosztów. [1, 2]
2. Wybierz urząd i uporządkuj dane
Właściwość wojewody wynika z miejsca zamieszkania lub siedziby zapraszającego. Pobierz formularz zatytułowany wniosek o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń. Przed jego wypełnieniem porównaj imię i nazwisko gościa z paszportem, numer dokumentu, planowane daty oraz adres zakwaterowania. Warto najpierw przygotować jeden arkusz danych i dopiero z niego przepisywać informacje do wniosku oraz załączników. Ułatwia to wychwycenie różnych dat lub literówki w adresie. [3, 4]
3. Podziel pakiet na trzy części
Zapraszający: wypełniony i podpisany formularz oraz dokumenty pozwalające sprawdzić jego status; w przypadku organizacji również uprawnienie do działania w jej imieniu. Gość: dane paszportowe, cel i okres wizyty; śląski urząd prosi o kopię strony paszportu z danymi osobowymi. Zabezpieczenie: dowody możliwości finansowych i prawa do lokalu albo zapewnienia innego zakwaterowania. Dołącz dowód uiszczenia opłaty. [1, 2]
Możliwości finansowe można wykazać aktualnym dokumentem bankowym lub zaświadczeniem o zatrudnieniu i dochodzie; dobór dowodu zależy od źródła środków. W obliczeniach uwzględnij okres zaproszenia, osoby na utrzymaniu oraz podróż powrotną gościa. Przepisy odróżniają zasady ogólne od zaproszenia określonych bliskich krewnych. Dokument dotyczący mieszkania powinien odpowiadać rzeczywistemu miejscu zakwaterowania; przy najmie sprawdź wymaganą zgodę właściciela. Przy hotelu porównaj dane gościa i okres rezerwacji. [2, 4]
4. Sprawdź kanał złożenia i zachowaj potwierdzenie
Według informacji zweryfikowanych 6 listopada 2026 r. opłata za wpis wynosi 27 zł. Numer rachunku sprawdź na stronie właściwego urzędu, zamiast korzystać z instrukcji innego miasta. Bezpośrednio przed złożeniem zweryfikuj sposób przyjmowania wniosków, poświadczania kopii i rezerwacji wizyt. Przykładowo śląski urząd dopuszcza złożenie osobiście, przez pełnomocnika, pocztą albo w kancelarii i wyraźnie odradza przesyłanie wniosku przez ePUAP. Jest to instrukcja tego urzędu, której nie należy automatycznie stosować w innych województwach. [1, 5]
Przed wysłaniem zachowaj kopię całego pakietu i spis załączników. Zapisz datę złożenia oraz przechowuj potwierdzenie przyjęcia lub nadania. Jeśli urząd wezwie do uzupełnienia, ustal dokładnie brakujący dokument, termin wskazany w piśmie oraz numer sprawy. Uzupełnienie oznacz tym numerem, zamiast składać je jako nowy wniosek. Samego orientacyjnego czasu rozpatrzenia nie traktuj jako podstawy do planowania pewnej daty podróży.
5. Odbierz dokument i porównaj dane
Zasady odbioru potwierdź we właściwym urzędzie. W województwie śląskim dokument odbiera się osobiście, a inna osoba potrzebuje pełnomocnictwa szczególnego do odbioru danego zaproszenia. Zanim przekażesz dokument gościowi, porównaj jego dane i okres zaproszenia. Rozbieżność od razu zgłoś urzędowi. Zaproszenie nie zastępuje tytułu pobytowego ani uprawnienia do pracy i nie gwarantuje przekroczenia granicy. [1, 3]
Źródła urzędowe
Weryfikacja: 6 listopada 2026 r. [1] Śląski Urząd Wojewódzki — zaproszenia; [2] Pomorski Urząd Wojewódzki — dokumenty i uprawnieni wnioskodawcy; [3] MOS — przeznaczenie dokumentu i właściwy organ; [4] Rozporządzenie MSWiA z 16 marca 2023 r.; [5] Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki — dokumenty i opłata.