Krótka odpowiedź
Ustal z pełnomocnikiem wspólny rejestr zdarzeń. Dla każdego pisma powinien zawierać organ, sygnaturę, datę doręczenia, termin wynikający z dokumentu, działanie i osobę odpowiedzialną. Do kontroli potrzebna jest kopia pisma i dowód doręczenia, obok krótkiego podsumowania.
Co zrobić
- Ustal bezpieczny kanał, czas przekazywania pism i osobę potwierdzającą ich odbiór.
- Oddziel dzień odebrania pisma przez pełnomocnika od dnia przekazania go tobie. Zapisuj oba.
- Dla każdego uzupełnienia zachowaj końcową kopię, dowód złożenia i sygnaturę.
Zakres odpowiedzi
Aby zweryfikować komplet dokumentów, sprawdź możliwość dostępu do akt na podstawie art. 73 KPA oraz bieżący tryb właściwego organu.